InDocs va acorda suport complex in:
- indeplinirea obligatiilor legale referitoare la arhivarea documentelor;
- maximizarea spatiului biroului dvs. prin preluarea documentelor ce ocupa un spatiu pretios;
- indexarea si selectarea documentelor;
- scanarea si arhivarea electronica a documentelor – cu aces on-line la documentele dvs.;
- distrugerea confidentiala a documentelor inutile – cu acordarea unui certificat de distrugere
Dupa selectie si indexare, documentele sunt arhivate si pastrate cu grija, in conditii de siguranta.
Documentele sunt supravegheate 24/24h si pot fi accesate oricand de catre reprezentantii dvs. autorizati.
La solicitarea dvs., fiecare document este scanat si arhivat electronic, cu posibilitatea de accesare directa on-line.
Vei primi un cont si o parola de acces si vei putea accesa oricand documentele proprii.
De fiecare data cand un salariat autorizat de tine va accesa baza de date, tu vei primi o notificare a accesarii.
La expirarea termenelor de pastrare, documentele sunt casate in mod ecologic gratuit.
La solicitarea dvs., documentele inutile sunt distruse in mod confidential.
De fiecare data vei primi o dovada detaliata a distrugerii.
Daca doriti sa depozitati in conditii de siguranta alte obiecte speciale pentru dvs., ce incap intr-o cutie de 20x30x40 cm, va putem pastra lucrurile dvs. speciale in conditii de siguranta.
Nu pot fi depozitate produse inflamabile, ilegale sau daunatoare mediului inconjurator. Cutia va fi inspectata inainte de sigilare.
Sunati la 0276.IND.OCS si va aducem gratuit o cutie de depozitare, pe care o vom prelua la ora convenita.
Depozitare
In conditiile cresterii costului office dar si a dimensiunii documentelor de stocat, depozitarea acestora intr-un loc specializat reprezinta o necesitate.
InDocs va ofera o varianta eficienta si flexibila de stocare a documentelor.
InDocs furnizeaza in spatiu curat, organizat si un mediu adecvat pentru depozitarea documentelor dvs.
Depozitarea se realizează în condiții de siguranță, monitorizate 24/24h.
Organizare & Prelucrare arhivistica
Arhivarea documentelor presupune o ordonare si organizare prealabila a tuturor actelor.
InDocs va ajuta cu indeplinirea acestei obligatii legale prin furnizarea de servicii de prelucrare arhivistică, ce vor consta in: Ordonarea, legarea si inventarierea documentelor dvs.
Arhivare electronica
Arhivarea electronica presupune scanarea, stocarea electronica, accesul la documente electronice si/sau convertirea documentelor in format Word.
Arhivarea electronica va reduce considerabil spatiul utilizabil din birou.
Documentele originale pot fi distruse, insa, doar in conditiile respectarii termenelor legale de pastrare prevazute pentru anumite categorii de documente.
Putem scana, la cerere, orice cantitate de documente.
Documentele pot fi arhivate electronic, iar clientul va putea avea acces direct la acestea, prin acordarea unei parole securizate.
La cerere, putem converti documentele scanate in documente word.
Casare la expirarea termenelor de pastrare
Odata cu expirarea termenelor legale de pastrare a documentelor, va ajutam cu selectionarea documentelor in vederea casarii, prin inventarierea lor, aprobarea casarii si predarea catre prestatorul ecologic de servicii de topire.
La cerere, inaintea topirii, documentele vor fi mai intai distruse (shred-uite), pentru a asigurarea in procent de 100% confidentialitatea datelor.